Как поставите задачу, так и сделают.

Наверняка каждый руководитель сталкивался с проблемой невыполнения задачи подчиненными. Уверен вы знаете наизусть фразы “Я забыл…”, “Я не успел….”, “А разве вы просили меня сделать что то другое…” , или еще круче “А когда именно вы просили меня это сделать…”.

Наверное, вы думаете, что вокруг вас одни лентяи или расчетливые манипуляторы. Возможно, но чаще всего это не так, а истинная проблема кроется в вашем стиле ставить задачу. Дак что же я делаю не так? На самом деле нужно учитывать всего несколько деталей.

Дочитайте статью до конца, в этих нескольких абзацах наш трехлетний опыт.

Как ставить задачу правильно.

Описание проблемы. Ваши сотрудники не роботы и недостаточно просто сказать, что нужно сделать. Постарайтесь объяснить, почему появилась эта задача, какую проблему она решает. Что это значит для компании и лично для исполнителя.

Задача в формате SMART. После того как вы рассказали о причинах переходите к формулировке задачи. При этом помните, что задача должна быть – конкретной, измеримой, ограниченной во времени, актуальной и достижимой. Когда вы впервые начнете формулировать свои мысли в формате smart, скорее всего будет немного дискомфортно, возможно вам даже покажется что вы выглядите глупо. Но это необходимо перебороть. И уже очень скоро произойдет волшебство и вы почувствуете результат. Помните, что ваши мечты могут сбываться, только когда они сформулированы в виде целей в формате smart. На самом деле это проще чем кажется- попробуйте прямо сейчас.

Определите ресурсы для исполнителя. Чаще всего ваше видение ситуации намного глубже чем у исполнителя. Вам нужно передать всю информацию, которой вы владеете для решения задачи. Номера телефонов нужных людей, полезные статьи, определить, чем лично вы готовы помогать ну и конечно бюджет. Но не перегибайте палку- не пытайтесь продумать все. Воспитывайте самостоятельность- чем больше сотрудник сделает сам тем сильнее станет и тем более сложные задачи сможет решать.

Контроль понимания. Попросите исполнителя пояснить, как он понял задачу. Этот этап часто упускается из виду, но он имеет огромное значение. Ведь все люди разные и вас могут просто неправильно понять. Поэтому используйте возможность скорректировать единое понимание и исключить лишние действия. И кстати, раз от раза единое понимание будет расти. Это называется “понимать с полуслова”.

Мотивация. Каждая выполненная задача- должна конвертироваться в прибыль компании прямым или косвенным образом. Это факт, который стоит всегда держать в голове. А если так, то исполнитель должен получить часть пирога. Конечно, существуют стандартные задачи, которые прописаны в функциональных обязанностях и за это предполагается окладная часть. Но если задача нестандартная, новая или имеет большое значение для компании- включайте дополнительную мотивацию. Важно проговорить мотивацию именно в конце, т.к. это сильный эмоциональный взрыв в голове и после того как ваш подчиненный заразится желанием делать, вам будет тяжело вернуть его в конструктивное русло. Подробнее о мотивации в статье…..

Оцените готовность. Задайте простой вопрос- “Как ты оцениваешь готовность выполнить задачу по 10-ти бальной шкале”. Если окажется что меньше 8, разберите причины и устраните их. От 8 до 10 чаще всего мелкие детали, они решаются быстро. В любом случае добейтесь от исполнителя 10-ти бальной готовности. Когда это произошло, спросите “Каким будет твой первый шаг, и когда ты его сделаешь?”. Первый шаг самый сложный и его нужно сделать безотлагательно. Если сотрудник говорит завтра, спросите почему не сегодня, почему не сейчас. И если адекватной причины нет-он сам поймет что можно начать прямо сейчас.

Контроль исполнения.

Для вас важен конкретный результат, не так ли? Поэтому контроль это такой же процесс, как и постановка и относиться к нему нужно очень серьезно. Сейчас расскажу как именно.

Не задавайте глупых вопросов “Ну как?” “Все ок?” “Делаешь?” , не получите глупых ответов “Нормально.”, “Да, все ок.”, “Делаю.”.

Контроль вопрос должен быть конкретным – “На какой процент выполнена задача к данному моменту, какие конкретные результаты?”. Если прошло 9 дней из 10 отведенных, а задача сделана на 20 % - скорее всего у вас проблемы.

Лучше всего работает контроль после 20%, 50% и 80% отведенного срока. Именно в эти промежутки времени вы должны вмешиваться в процесс и делать корректировки.

Если спустя 20% времени вы понимаете, что исполнитель не справляется, вы можете его поменять почти безболезненно.

Если спустя 50% процесс замедляется- вы можете дать дополнительные ресурсы.

80% это переломный момент. Людям свойственно расслабляться на финише или терять силы. Вы должны стать толчком и придать силы на финишной прямой.

Фиксация задачи

После того как вы достигли полного понимания, задача должна быть зафиксирована. Мы используем для этого Битрикс 24 (о нем подробнее в следующей статье), но можно использовать и обычный файл Exel или GoogleDoc. Самое главное отразите в тексте задачу в SMART формате, одного (и только одного) ответственного, дату окончания и контрольные даты.

Вам может показаться, что все это слишком сложно, а у вас и так все отлично. Значит вы, либо талантливый управленец, либо до сих пор не сталкивались с по-настоящему серьезными проблемами неисполнения.

Ну и конечно цените время и не доводите до абсурда. Часто, особенно если задача текущая или очевидная, все изложенное можно сформулировать одним или двумя предложениями.

Выводы

1. Тренируйте систему постановки задач регулярно и постепенно добьетесь автоматизма. А сотрудники привыкнут начнут вас понимать с “полуслова”.

2. Контролируйте исполнение не менее трех раз. Не бойтесь менять исполнителя.

3. Фиксируйте задачу в письменном или электронном виде. Сотрудник должен иметь доступ к тексту задачи, но не должен иметь возможность ее менять.)

#Менеджмент